Reporting : clé gestion projet

La communication de données, également appelée reporting, consiste à présenter de manière claire des informations collectées sur une période spécifique. Son objectif est de permettre une analyse et une exploitation de ces données par une tierce personne. Le reporting est également utilisé pour rendre compte régulièrement des différents indicateurs de performance. Il s’agit d’un outil essentiel dans la prise de décision, car il repose sur des données réelles, vérifiées et vérifiables. Ainsi, il est impossible de parler de gestion de projet sans mentionner le reporting.

L’importance du reporting dans la gestion de projet

Le reporting est souvent négligé par certains cadres, mais il est indispensable dans la gestion de projet. Son principal avantage est de matérialiser les données de manière compréhensible pour tous, ce qui en fait d’excellents indicateurs de performance. Son utilité varie en fonction des destinataires. Pour les managers, le reporting leur permet d’évaluer les performances de leur équipe et de renforcer leur autorité. Ils peuvent appuyer leurs décisions sur des justifications objectives pour motiver les collaborateurs.

Pour les membres de l’équipe, le reporting facilite l’identification des problèmes liés à une situation précise, ainsi que des risques futurs. Cela les aide à affiner leur stratégie. Le reporting fournit également une vue d’ensemble de l’entreprise au dirigeant, qui peut présenter des statistiques fiables aux actionnaires. En fin de compte, l’objectif est que les personnes qui consultent le reporting puissent voir et comprendre les données et prendre les bonnes décisions. Il est important de souligner que le reporting peut être réalisé par tout le monde, dans tous les domaines d’activité tels que le commerce, la communication, la finance, les ressources humaines, le marketing et le droit.

Les différents types de rapports en gestion de projet

Différents types de rapports peuvent être créés dans le cadre d’un projet, en fonction de sa structure et de ses besoins. Parmi les rapports indispensables, on retrouve le rapport flash, qui facilite la prise de décisions. Ce rapport succinct offre une vision macro et synthétique du projet à un moment donné. Il permet aux entreprises de communiquer avec leurs clients sur l’état d’avancement du projet.

Le tableau de bord

Le tableau de bord permet de dresser un état des lieux et de définir les prochaines étapes nécessaires pour maintenir le cap et assurer le succès du projet.

À lire Recruter un bon manager : qualité et méthode

Le rapport d’avancement multi-projets de Gantt

Ce rapport est efficace pour suivre les plannings et les progrès. Il offre une vue d’ensemble des plannings et des statuts de projets et de portefeuilles, facilitant le partage des détails du projet avec les différentes parties prenantes.

Le rapport de suivi du budget

Ce rapport permet aux entreprises de services professionnelles de respecter les budgets de leurs clients tout en garantissant la rentabilité des projets.

Le rapport de suivi des coûts par étape et par projet

Ce rapport permet au chef de projet d’évaluer les dépenses par rapport aux prévisions pour chaque projet. Selon la situation, il peut prendre des mesures pour respecter le budget planifié.

Le rapport d’usage des ressources par le chef d’équipe

Ce rapport est réalisé pour éviter d’affecter un volume excessif de ressources tout en tirant le meilleur parti de l’équipe de projet.

Créer des rapports pour une gestion de projet efficace

Pour créer des rapports utiles dans la gestion de projet, il est nécessaire de suivre certaines méthodes :

• Utiliser un outil de gestion de projet : avant de créer un rapport, il est recommandé de suivre les informations liées au travail à l’aide d’un outil de gestion dédié. Cela évite de collecter manuellement des informations provenant de plusieurs sources. Le rapport peut ainsi être créé en quelques clics. L’outil de gestion permet également d’identifier les dépendances et les nouvelles tâches.
• Donner un nom au rapport : afin d’éviter les confusions, il est conseillé de donner au rapport le même nom que celui du projet. S’il est publié régulièrement, il peut être utile d’y inclure une forme d’horodatage.
• Indiquer l’état du projet : il est important de mentionner le statut actuel du projet (en avance, en retard, présence de risques, etc.).
• Rédiger un bref résumé du rapport d’avancement : cela permet aux acteurs de prendre connaissance des points importants du rapport rapidement. Les faits marquants, les risques inattendus et les principaux freins doivent y être mentionnés.
• Préparer une présentation générale pour chaque domaine clé : pour chaque phase clé, il est recommandé de présenter les progrès réalisés, les objectifs atteints et le travail à venir.
• Créer des liens vers d’autres ressources : cela permet aux personnes souhaitant en savoir plus d’accéder à des informations complémentaires.

Il est également important de définir les prochaines étapes, les actions à venir et de remercier les contributeurs.

Conseils pour présenter des rapports efficacement

Pour rendre les rapports attrayants, il est conseillé de jouer sur le visuel. Le cerveau est en effet plus réceptif à l’analyse, à la compréhension et à la mémorisation des images.

À lire Meilleures plateformes sondages en ligne : comment choisir ?

Misez sur la couleur

L’utilisation de couleurs permet de mettre en valeur les informations importantes dans les rapports. Les couleurs attirent l’attention des parties prenantes et des membres de l’équipe. Pour éviter une présentation confuse, il est préférable de limiter le nombre de couleurs utilisées. Il est également possible d’utiliser les codes couleur de l’entreprise.

Respectez la charte graphique

Les entreprises disposent souvent d’une charte graphique spécifique qui peut être utilisée pour la présentation des rapports. En plus du code couleur, il existe généralement une manière spécifique de présenter les reportings. Il est recommandé de se renseigner auprès des collaborateurs pour connaître ces spécificités.

Intégrez des graphiques

Les graphiques sont un excellent moyen d’illustrer les données chiffrées et de les rendre plus visibles. Courbes, nuages de points, diagrammes en bâtons, diagrammes circulaires, camemberts… Il existe de nombreux modèles de graphiques à adapter en fonction des informations à communiquer.

Ajoutez des visuels

Les images et autres types de visuels permettent d’attirer l’attention des interlocuteurs et de rythmer la présentation. Il est important d’utiliser les bons outils pour convertir les chiffres en éléments visuels pertinents. Il est également essentiel de se concentrer sur les éléments clés pour offrir une présentation concise. Le rapport d’avancement de projet doit donner un aperçu global des informations les plus importantes du projet.

L’importance du suivi de l’avancement et de la production de rapports

La fréquence d’envoi des rapports varie en fonction du type de projet. Pour les projets à court terme ou en constante évolution, il est recommandé d’envoyer un rapport chaque semaine. Pour les projets à long terme, un rapport toutes les deux semaines ou tous les mois peut suffire. L’important est de s’assurer que les parties prenantes sont informées. Si vous utilisez un outil de génération de rapports, pensez à vous attribuer une tâche de rappel pour garantir la production et l’envoi des rapports en temps voulu. Cela permet de tenir les parties prenantes informées de manière hebdomadaire ou mensuelle. Elles s’habitueront ainsi à recevoir des mises à jour régulières.

Le suivi de l’avancement et la production de rapports permettent d’éviter les réunions inutiles et de gagner du temps pour se concentrer sur les tâches les plus importantes. Cela aide également les collaborateurs à rester productifs et efficaces. Le suivi permet de mener des réunions de suivi de projet pertinentes, au cours desquelles les problèmes peuvent être résolus pour assurer une progression quotidienne. En fin de compte, il est facile d’établir un compte rendu répertoriant les retards et leurs causes, ainsi que les actions à mettre en place pour y remédier. Les rapports sont donc étroitement liés aux réunions de suivi de projet. Le suivi de la progression d’un projet à travers le reporting est le meilleur moyen de vérifier que les tâches sont réalisées dans les délais fixés, en respectant les coûts, les ressources et les objectifs définis dès le début. Pour faciliter ce suivi et la création de rapports, il est recommandé d’utiliser des outils adaptés, tels que des logiciels de gestion de projet.