Comptabilité pour la gestion locative immobilière

Pour assurer une gestion sérieuse, il est essentiel de saisir toutes les opérations comptables liées à la gestion locative immobilière. Cela concerne les bailleurs, les clients et les fournisseurs.

La première tâche comptable de la société de gestion consiste à enregistrer les informations bancaires des bailleurs et de leurs locataires.

Obligations comptables mensuelles

Chaque mois, la société doit préparer certains éléments comptables de manière régulière. Tout d’abord, elle émet des avis d’échéance pour chaque locataire, qui sont des demandes de paiement du loyer. Ce document est important mais non obligatoire.

Une fois les paiements des locataires reçus, de nouvelles obligations comptables apparaissent :

• Édition des quittances : il s’agit d’un document comptable obligatoire, qui atteste que la société a bien encaissé le loyer prévu au nom du bailleur.
• Paiements divers à prévoir : règlement de factures liées à d’éventuels travaux, charges du Syndic, remboursement des dépôts de garantie.
• Gestion des primes d’assurance pour loyers impayés, qui doivent être acquittées mensuellement par les bailleurs concernés.

Après toutes ces opérations, la société de gestion verse des acomptes aux bailleurs, en déduisant ses propres honoraires prévus par le contrat de gestion.

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Départ d’un locataire

En cas de départ d’un locataire, il est nécessaire d’effectuer des retenues sur le dépôt de garantie, après avoir réalisé l’état des lieux de sortie si nécessaire. Ensuite, le dépôt de garantie est remboursé dans le délai prévu par le bail.

Non-paiement du loyer par un locataire

Dans ce cas, il est important de relancer le locataire pour trouver un arrangement amiable. Les premières relances se font généralement par téléphone ou par e-mail. Si ces tentatives restent infructueuses, il faut envoyer des courriers de mise en demeure en recommandé. Si ces démarches n’aboutissent pas non plus, le dossier est transmis à un organisme de recouvrement qui se chargera du contentieux.

Obligations comptables mensuelles générales

Chaque mois ou chaque trimestre, la société de gestion immobilière édite des comptes rendus de sa gestion, qui sont envoyés aux bailleurs pour les informer de toutes les actions et les événements survenus pendant la période concernée.

Obligations comptables annuelles

À la fin de chaque exercice annuel de gestion locative, il est nécessaire de régulariser l’état des charges locatives et de régler les taxes d’ordures ménagères. Ces documents sont établis à partir des informations fournies par le syndic et les bailleurs. Enfin, il faut préparer les états de synthèse pour les déclarations de revenus fonciers des propriétaires. En fin d’année, la société effectue également des rapprochements de comptes afin de préparer le bilan comptable annuel. En conclusion, les écritures comptables d’une société de gestion locative se présentent sous 5 formes principales : le montant du loyer hors charges, le montant des provisions sur charges, les honoraires sur le loyer toutes charges comprises, la TVA sur les commissions perçues et le paiement sur le compte du bailleur déduction faite des honoraires.

Enfin, il est recommandé à la société de gestion locative immobilière d’utiliser un logiciel de gestion spécifique pour gagner du temps et de l’efficacité.