Équiper sa comptabilité : tampon facture pour quoi faire?

La comptabilité est un élément essentiel de la gestion financière d’une entreprise. Pour assurer son bon fonctionnement, il est important de fournir certains outils administratifs, dont le tampon facture acquittée. Cet outil est particulièrement utile lorsqu’un paiement est effectué. Découvrez dans cet article pourquoi il est important d’équiper le service de comptabilité de votre entreprise d’un tampon facture acquittée.

Tampon facture acquittée : un moyen de preuve comptable et juridique

Le tampon facture acquittée est un outil utilisé quotidiennement par un comptable. Il permet de certifier un document entre un vendeur et un acheteur. Il constitue un moyen de preuve comptable et juridique. En cas de litige concernant le règlement d’une créance, par exemple, la facture acquittée est valable devant un tribunal. Il est donc essentiel de conserver les factures acquittées. Lorsque vous réclamez un paiement, vous devez être en mesure de prouver son existence. De même, celui qui prétend avoir effectué un paiement doit pouvoir justifier l’extinction de son obligation.

Bien que la facture acquittée ne soit pas obligatoire, elle peut être demandée tant par le client que par le fournisseur lui-même. C’est pourquoi il est important de disposer d’un tampon facture acquittée dans votre entreprise. La mention « acquittée » ne peut être apposée sur une facture que lorsqu’elle a été entièrement réglée. En effet, si vous le faites avant le paiement intégral, vous n’aurez aucun moyen de pression en cas de litige avec le client. Par exemple, lorsque vous faites appel à un artisan pour réaliser une œuvre sur une période de temps prolongée, vous devez lui verser un acompte à chaque étape. À la fin du règlement, l’artisan doit vous envoyer une facture acquittée. En plus de son rôle de preuve comptable et juridique, le tampon facture acquittée est également un outil d’authentification des documents comptables. Il doit donc contenir des informations telles que :

• la mention « acquittée »
• la date et le mode de règlement
• les références du règlement
• la signature du prestataire ou du fournisseur

Notez cependant que toutes ces mentions ne sont pas obligatoires.

Un gain de temps précieux

Comme pour un simple tampon encreur, le tampon facture acquittée permet de gagner du temps dans la gestion comptable. En un seul geste, vous pouvez accomplir une tâche importante, ce qui vous évite d’utiliser constamment un stylo et vous permet d’économiser votre énergie. De plus, il aide les comptables à automatiser leur travail. S’ils conservent une archive de copies de factures acquittées, ils peuvent facilement les classer pour les retrouver facilement en cas de besoin.

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La crédibilité de l’entreprise

La possession d’un tampon facture acquittée contribue à la crédibilité de votre entreprise. Lorsque vous avez cet outil dans votre bureau, il améliore l’image de votre entreprise. Vous pouvez également personnaliser votre tampon facture acquittée pour le rendre unique et le distinguer des autres. Ainsi, il sera facilement identifiable par vos clients et contribuera à rehausser votre image auprès d’eux.

Les moyens de preuve en cas d’absence de tampon facture acquittée

Il peut arriver que vous ne trouviez pas votre tampon facture acquittée ou qu’il soit défectueux. Dans ce cas, il est important de fournir une preuve de paiement pour vous protéger d’éventuels conflits en tant que client.

Si le paiement a été effectué par virement bancaire, par exemple, vous pouvez utiliser les relevés bancaires comme preuve. Il est cependant important que ces relevés portent les informations de l’entreprise au profit de laquelle les paiements ont été effectués. Grâce aux outils de paiement automatique modernes, il est encore plus facile de fournir cette preuve. En effet, lorsque le paiement est effectué par carte bancaire, le nom de l’entreprise bénéficiaire est automatiquement mentionné sur le relevé de compte. De même, si le paiement a été effectué par chèque, vous devez conserver les talons de chèque. Cependant, cette précaution peut parfois être insuffisante. C’est pourquoi il est recommandé de demander des détails supplémentaires à votre banque afin d’obtenir l’identité du bénéficiaire du paiement. Dans le secteur public, il existe un autre moyen de preuve accepté au même titre que la facture acquittée : la certification d’un état récapitulatif des dépenses par un commissaire aux comptes ou un expert-comptable. Cette certification est valable dans le cadre des paiements d’aides et de subventions.