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Vous rencontrez des difficultés à obtenir des réponses aux courriels que vous envoyez au travail ? Certains de vos collègues ou partenaires ne répondent pas à vos courriels et semblent éviter vos appels téléphoniques ? Avant de blâmer les autres pour leur manque de communication ou leur impolitesse, il est important de revoir votre propre style de communication. Il se peut que ceux qui ne répondent pas à vos e-mails ne soient pas négligents ou impolis, mais qu’ils cherchent simplement à vous éviter. Mais pourquoi ?
Si vous n’avez pas de conflit personnel permanent avec quelqu’un et qu’il ne vous doit rien, le problème pourrait venir de la façon dont vous communiquez par courriel. En effet, ce que vous écrivez dans un message électronique peut être perçu différemment par le destinataire par rapport à une conversation en personne. Si vos e-mails semblent condescendants, mesquins, pointilleux ou inutilement compliqués, il est normal de ne pas obtenir de réponses rapides.
1. Utiliser des points d’exclamation pour indiquer une haute importance
Marquer tous vos e-mails comme étant de haute importance avec des points d’exclamation aura l’effet inverse. Les destinataires finiront par ignorer vos e-mails marqués de cette manière et vous en voudront d’envoyer autant de messages urgents.
2. Exiger des réponses immédiates sans justification
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Demander une réponse immédiate alors que ce n’est pas justifié peut agacer les destinataires. Ils ont également leurs propres priorités et ne peuvent pas toujours répondre rapidement à toutes les demandes. Si votre demande n’est pas vraiment urgente, évitez de demander une action immédiate. Et si elle est vraiment urgente, expliquez pourquoi et n’oubliez pas d’être poli.
3. Répondre avec une seule phrase sans donner les détails importants
Si vous répondez à quelqu’un avec une seule phrase sans donner les détails importants, le destinataire devra chercher les informations manquantes dans de nombreux autres e-mails. Soyez précis et donnez suffisamment de détails pour éviter toute confusion.
4. Inclure trop de détails
Il n’est pas nécessaire de donner trop de détails dans vos e-mails. Soyez clair et précis dans votre demande sans entrer dans les moindres détails. Rappelez poliment ce que vous attendez et n’oubliez pas de dire « S’il vous plaît » et « Merci ».
5. Répéter ce que les destinataires savent déjà
Si vous demandez à quelqu’un de faire quelque chose qu’il sait déjà faire, ne répétez pas les détails inutiles. Soyez bref et précis dans votre demande sans entrer dans les détails déjà connus par le destinataire. 6. Mettre en copie le patron pour des problèmes mineurs
Si vous avez un différend mineur avec un collègue, essayez de le régler en privé sans mettre votre patron en copie de vos échanges. Évitez de signaler les erreurs insignifiantes des autres à votre patron, cela ne fera que vous attirer des ennuis.
7. Changer la ligne d’objet lors des réponses à un e-mail
Lorsque vous répondez à un e-mail dans une conversation en cours, évitez de changer la ligne d’objet. Les destinataires risquent de ne pas retrouver vos réponses si la ligne d’objet est modifiée.
8. Ne pas changer la ligne d’objet pour les nouveaux sujets de discussion
Si vous souhaitez discuter d’un nouveau sujet dans un e-mail, commencez une nouvelle conversation avec une nouvelle ligne d’objet. Cela permettra aux destinataires de garder les questions séparées dans leur boîte de réception.
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