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GED et écologie : avantage réel pour les entreprises ?

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La gestion électronique des documents (GED)

La GED a révolutionné la gestion des documents dans le monde professionnel. Elle permet la dématérialisation de tous les documents nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, en utilisant des moyens électroniques tels que les scanners et les logiciels. En plus d’être une solution écologique, la GED aide les entreprises à s’inscrire dans une démarche environnementale.

À propos de la GED

La GED est une solution pratique qui permet de capturer, créer, traiter, diffuser et conserver des documents de manière électronique. Elle repose sur un système informatique qui organise la classification des documents de manière sécurisée. Chaque membre de l’entreprise dispose d’une connexion personnelle et sécurisée pour accéder aux informations en fonction de ses droits et attributions.

La GED : vers une tendance zéro papier

La GED permet de réduire l’empreinte environnementale en réduisant la consommation de papier. Elle encourage les entreprises à adopter une démarche écoresponsable en optimisant l’utilisation des ressources nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

En France, chaque salarié consomme entre 75 et 85 kg de papier par an, dont seulement 17 % est recyclé. La production d’une feuille de papier A4 nécessite en moyenne 5 litres d’eau. La GED permet de limiter considérablement l’impact sur l’environnement en réduisant la consommation de papier.

Une démarche écoresponsable

La GED s’inscrit dans une démarche de responsabilité sociale des entreprises (RSE) en encourageant l’abandon du papier et des consommables associés. Elle permet également de réduire les espaces physiques de stockage.

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La GED favorise également la tendance du télétravail en offrant un accès aux documents à distance. Le télétravail permet de limiter les émissions de gaz à effet de serre liées aux déplacements domicile-bureau.

La GED permet de faire des économies

Le papier est encombrant, peu pratique et coûteux. La gestion administrative papier ou mixte (papier et électronique) nécessite des investissements importants et des frais supplémentaires tels que l’envoi postal, l’affranchissement et le temps consacré au traitement des documents. En investissant dans un logiciel GED, les entreprises peuvent réaliser des économies à long terme.

Une meilleure productivité avec la dématérialisation

La GED permet d’augmenter la productivité en rendant les informations accessibles à tous les collaborateurs, où qu’ils se trouvent. Les fichiers numériques peuvent être consultés et modifiés simultanément, ce qui facilite le travail collaboratif. De plus, la GED élimine le besoin de produire et de rechercher des documents papier, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Les processus sont accélérés grâce à la gestion numérique des documents. Les validations et signatures de documents, les factures, les notes de frais, les bulletins de salaire, etc. peuvent être gérés de manière entièrement numérique, ce qui permet de gagner du temps.

Une optimisation de la relation client

La numérisation des documents est bénéfique pour les clients, qui préfèrent souvent les formats numériques. La GED permet un suivi parfait des clients en regroupant toutes les données les concernant en un seul endroit. L’historique des échanges avec le client est facilement accessible, ce qui facilite l’accompagnement personnalisé.

Les clients ont également un accès en temps réel à toutes les données les concernant, telles que le traitement des factures, la validation des documents, l’obtention de coupons de réduction, etc. Cela améliore considérablement l’expérience client. De plus, les délais d’attente sont réduits, que ce soit pour passer une commande, obtenir des informations ou faire une réclamation.

Une économie d’espace grâce à la gestion électronique des documents

La GED permet aux entreprises d’économiser de l’espace en réduisant la quantité de documents physiques à stocker. Les logiciels GED permettent de stocker l’ensemble des données dans le cloud, ce qui facilite la recherche et permet d’économiser de l’espace physique. De plus, la GED offre une meilleure sécurité des données grâce à des droits d’accès accordés pour chaque fichier.

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