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- La nécessité d’une gestion documentaire efficace pour les entreprises modernes
- Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
- La collecte
- Le stockage
- Conformité réglementaire
- Les avantages de la gestion documentaire en entreprise
- Meilleure sécurité des données
- Gestion facile des données
- Accessibilité depuis n’importe où
- Mise en conformité
- Responsabilité en cas de perte
- Comment se déroule la gestion documentaire ?
Au vu de la quantité massive d’informations stockées de nos jours, il est essentiel pour une entreprise moderne de mettre en place des systèmes efficaces de gestion documentaire. Cela permet de mieux organiser les documents et de faciliter leur manipulation.
La gestion documentaire regroupe différents processus visant à organiser de manière optimale les documents d’une entreprise. Elle comprend :
La collecte de documents est une étape cruciale de la gestion documentaire. Les règles de la RGPD et de l’archivage doivent être respectées pour les données et les documents importants, sensibles ou utiles à l’entreprise, qu’ils soient sous forme physique ou numérique.
Une fois collectés, les documents sont stockés de manière sécurisée. S’il s’agit de documents physiques, ils sont numérisés et conservés sur des serveurs ou des supports de stockage sécurisés.
La conformité aux obligations légales en matière de protection des données personnelles est indispensable. Les entreprises sont tenues de respecter certaines obligations légales en matière de conservation et de protection des données, notamment si elles contiennent des informations personnelles. La gestion documentaire est une obligation définie par la loi Informatique et Libertés et le Règlement général sur la protection des données (RGPD), et peut être vérifiée par la CNIL.
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La mise en place d’une gestion documentaire efficace présente de nombreux avantages pour une entreprise :
Les systèmes de gestion documentaire offrent des mesures de sécurité avancées pour protéger les données sensibles. Des autorisations d’accès peuvent être mises en place afin de limiter la consultation et la manipulation des documents aux seules personnes autorisées. Cela permet de respecter les normes de protection des données personnelles.
La gestion documentaire facilite le traitement et la recherche des données. Elle permet une recherche rapide, ainsi que des modifications ou des suppressions aisées. Les utilisateurs peuvent ainsi retrouver rapidement les informations dont ils ont besoin, ce qui améliore l’efficacité et la productivité.
Les systèmes de gestion documentaire peuvent être basés sur le cloud, ce qui permet un accès sécurisé aux données depuis n’importe quel endroit. Cela facilite le travail à distance et la collaboration avec des partenaires externes.
La gestion documentaire permet de se conformer aux réglementations en matière de protection des données personnelles établies par la CNIL. Les informations personnelles peuvent être mieux gérées et respecter les durées de conservation conformément aux lois en vigueur.
Dans le cadre de la gestion documentaire, la désignation d’un DPO (Data Protection Officer) est obligatoire afin de respecter les obligations légales en matière de protection des données, de RGPD et d’archivage. Le responsable de la protection des données est tenu pour responsable en cas de fuite ou de perte des données.
La gestion documentaire comprend plusieurs étapes :
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La nécessité d’une gestion documentaire efficace pour les entreprises modernes
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La collecte
Le stockage
Conformité réglementaire
Les avantages de la gestion documentaire en entreprise
Meilleure sécurité des données
Gestion facile des données
Accessibilité depuis n’importe où
Mise en conformité
Responsabilité en cas de perte
Comment se déroule la gestion documentaire ?
