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Pourquoi organiser un colloque de travail à Bruxelles ?
Bruxelles est une ville caractérisée par une grande diversité culturelle et est également le point central des activités de l’Union Européenne. De plus, elle est située à seulement deux heures en voiture de Paris. Bruxelles, surnommée la « Washington de l’Europe », dispose de nombreux espaces spacieux équipés de matériel professionnel, adaptés aussi bien pour le coworking, les colloques ou le travail de bureau. Si vous souhaitez organiser un colloque à Bruxelles, l’entreprise Welkin&Meraki propose un espace de travail haut de gamme dans le quartier Européen, à seulement 7 minutes à pied de la gare de Bruxelles.
Le choix du lieu
Lors de l’organisation d’un colloque, le choix du lieu est essentiel et dépend en grande partie du nombre de participants attendus. Il est recommandé de chercher à optimiser le coût relatif au budget alloué à l’organisation du colloque. Pour cela, il est préférable de traiter avec le moins de prestataires externes possible et de négocier des réductions en commandant plusieurs prestations au même prestataire. Une autre option est de rechercher des prestataires en événementiel et de leur confier l’ensemble du travail.
L’équipe de travail
Il est important de constituer une équipe de travail pour organiser un colloque. Il est préférable de choisir des personnes avec qui vous avez déjà travaillé et en qui vous avez confiance. Il est également recommandé de tenir régulièrement des réunions avec votre équipe pour faire le point sur l’avancement des tâches assignées et éviter les oublis.
Lancer la campagne de communication
La campagne de communication pour un colloque peut débuter plusieurs semaines ou plusieurs jours avant l’événement, en fonction de son ampleur. Elle comprend l’envoi des invitations aux participants et aux prestataires, ainsi que toutes les actions publicitaires prévues pour l’occasion.
Engager un maître de cérémonie
Le maître de cérémonie a pour rôle d’introduire et d’animer le colloque. Il est également chargé d’annoncer les différents intervenants et d’organiser les débats. Il est primordial de choisir un maître de cérémonie expérimenté dans le domaine, afin d’éviter les temps morts, les blagues de mauvais goût et autres erreurs. Organiser un colloque demande un travail important en amont, mais il est tout à fait possible d’obtenir de bons résultats et des retours positifs de la part des participants en faisant preuve d’anticipation et en choisissant une équipe et des prestataires compétents. Bonne chance dans votre projet !
