PDG : comment présenter une salle de réunion digne ?

Lors de l’organisation d’une réunion importante dans vos locaux professionnels, il est essentiel de s’assurer que votre salle de réunion est accueillante. En effet, l’ambiance de la salle de conférence peut jouer un rôle important dans le déroulement de la réunion et l’impression laissée à vos invités.

Il est primordial de faire en sorte que vos invités se sentent les bienvenus et à l’aise dans votre entreprise. Pour cela, la configuration de la salle de réunion est d’une grande importance. En négligeant ce point, vous risquez de manquer des opportunités d’affaires.

Boisson

Lorsque vous prévoyez une réunion de plusieurs heures, voire une journée entière, il est essentiel de mettre des boissons à disposition. Les pichets d’eau glacée sont une option économique, tandis que les bouteilles d’eau individuelles peuvent être un plus appréciable pour chaque personne présente.

Pour les réunions les plus importantes, n’hésitez pas à proposer une variété de boissons telles que des jus de fruits (orange, pomme, ananas), des thés et des cafés. Ce petit effort supplémentaire sera certainement apprécié par vos invités.

Collations

En plus des boissons, il est également important de proposer des collations. Cependant, veillez à choisir des collations adaptées, telles que des pâtisseries, des biscuits et des fruits, plutôt que des barres chocolatées. Présentez ces collations au début de la réunion, de manière à ce que les participants puissent en profiter dès leur arrivée.

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Il est également important de prévoir une quantité suffisante de collations, sans pour autant transformer la table en buffet. Fournissez également des serviettes aux participants, afin qu’ils puissent s’essuyer les doigts gras sans risquer de salir leurs ordinateurs portables ou leurs tablettes.

Décoration

La décoration de la salle de réunion peut avoir un impact significatif sur le déroulement de la réunion elle-même. Il est donc crucial de choisir des ornements et des décorations qui correspondent à l’ambiance que vous souhaitez créer. Par exemple, les fleurs sont connues pour leur effet apaisant, vous pouvez donc les disposer dans un vase au centre de la table ou sur le rebord de la fenêtre pour créer une atmosphère accueillante.

Papeterie

Il est fréquent de se retrouver dans une situation où l’on aurait souhaité avoir un stylo sous la main. Par conséquent, il est judicieux de prévoir un pot de stylos dans la salle de réunion, afin que chaque participant puisse en disposer facilement. Cela montre également que vous et votre entreprise êtes préparés et attentifs aux besoins de vos invités.

En effet, avoir un stylo à portée de main peut s’avérer utile à tout moment, même à l’ère des smartphones et des tablettes. Le stylo ne nécessite pas de charge et peut être utilisé immédiatement pour prendre des notes ou signer des documents.

Avec ces quelques points simples, votre entreprise pourra se vanter d’avoir la salle de réunion la plus accueillante de votre secteur. Cela vous permettra de recevoir vos clients potentiels dans un environnement favorable et de démarrer la réunion sur de bonnes bases.