Évaluer les facteurs de vie privée : entreprendre

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (PIA) est un outil utilisé par les organismes pour évaluer l’impact potentiel d’un projet sur la confidentialité des informations personnelles d’une personne et pour formuler des recommandations sur la manière de gérer les impacts négatifs.

Intégrer un processus d’EIP dans la gestion de projet

Il est facile d’intégrer le processus d’EIP dans l’approche de gestion de projet d’une agence. Cela peut être fait en incluant les ressources et les délais nécessaires pour réaliser l’EIP dans le plan du projet, en fournissant des mises à jour sur l’avancement de l’EIP dans les rapports d’état ou les rapports de fin d’étape, en utilisant la matrice des risques du projet pour analyser les répercussions sur la vie privée, en enregistrant ces répercussions dans le registre des risques du projet, et en capturant les actions nécessaires pour mettre en œuvre les recommandations de l’EIP dans le plan de projet ou le plan d’étape.

Pourquoi devrais-je réaliser une EIP ?

Réaliser une EIP présente plusieurs avantages pour un organisme. Cela permet de vérifier si un projet est conforme à la loi sur la protection des informations personnelles, de soutenir une bonne gouvernance et une prise de décision éclairée, d’identifier les problèmes à un stade précoce pour les résoudre plus facilement et à moindre coût, et de répondre aux préoccupations de la communauté pour renforcer la confiance dans les pratiques de traitement de l’information de l’organisme.

Comment réaliser une EIP ?

Le processus d’EIP comprend généralement les étapes suivantes :

Étape 1 : Effectuer une évaluation du seuil

Avant de réaliser une EIP, il est important d’évaluer si le projet nécessite réellement cette évaluation. Une EIP est nécessaire pour tout projet qui implique de nouvelles façons ou des modifications du traitement des informations personnelles. Si le projet ne traite aucune information personnelle ou ne modifie pas les pratiques existantes de traitement de l’information, une EIP n’est pas nécessaire. Il est recommandé de conserver un registre de l’évaluation du seuil pour documenter cette décision.

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Étape 2 : Planifier l’EIP

Une fois l’évaluation du seuil réalisée, il est temps de planifier l’EIP. Cela comprend la définition des aspects du projet qui seront évalués, l’intégration de l’EIP dans le plan et les délais globaux du projet, la nomination des responsables de l’EIP et l’identification des ressources disponibles, la planification des consultations avec les parties prenantes, et la préparation des mesures à prendre après l’EIP, comme la mise en œuvre des recommandations et le suivi continu.

Étape 3 : Décrire le projet

Il est important de décrire clairement le projet afin de fournir un contexte pour le reste du processus d’EIP. Cela inclut d’indiquer qui est responsable du projet, ce que le projet vise à réaliser, les avantages pour l’organisme ou la communauté, et s’il fait partie d’un programme de projets connexes. Ces informations peuvent généralement être obtenues à partir de la documentation de gestion du projet.

Étape 4 : Identifier et consulter les parties prenantes

La consultation des parties prenantes est essentielle pour une EIP efficace. Les parties prenantes peuvent apporter leur expertise et leurs expériences pour évaluer les répercussions sur la vie privée et proposer des solutions. Il est important de consulter à la fois les parties prenantes internes, telles que les responsables de la protection de la vie privée et les secteurs d’activité concernés, ainsi que les parties prenantes externes, telles que les autres organismes gouvernementaux, les fournisseurs, les clients et les membres du public. La consultation peut se faire tout au long du processus d’EIP et doit être réalisée de manière représentative, claire et dans les délais appropriés.

La réalisation d’une EIP ne nécessite pas nécessairement une expertise spécialisée en protection de la vie privée, mais il peut être utile de demander l’avis d’une personne connaissant bien la loi sur la protection des informations personnelles.

En suivant ces étapes, les organismes peuvent réaliser des EIP efficaces pour évaluer l’impact sur la vie privée de leurs projets et prendre des mesures appropriées pour gérer les répercussions négatives.