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Fonctionnement de l’archivage électronique : explications.

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L’archivage numérique : une méthode sécurisée et durable

L’archivage en mode numérique est une nouvelle méthode utilisée pour conserver et retracer les documents de manière sécurisée. Cette approche permet de garder les documents plus longtemps que les versions papier tout en évitant les risques de perte ou de falsification.

Qu’est-ce que la GED (Gestion Electronique des Documents) ?

La GED, ou Gestion Electronique des Documents, consiste à utiliser la version numérique d’un document pour son classement et son archivage. Bien que cela ne soit pas obligatoire dans tous les secteurs, de nombreux domaines l’exigent afin de garantir la sécurité et l’intégrité des documents. L’archivage électronique doit répondre à certaines contraintes, notamment en termes de sécurité, de système de classement et d’enregistrement des modifications.

Dans quels cas utiliser l’archivage électronique ?

L’archivage électronique est utilisé principalement par les entreprises et les collectivités. Il peut être associé à d’autres fonctionnalités, telles que les systèmes de vote.

Pour les collectivités

L’archivage numérique est particulièrement utile pour les collectivités qui traitent de nombreuses paperasses. Il offre également aux citoyens la possibilité de consulter certains documents en ligne. En plus de l’archivage, les collectivités peuvent bénéficier d’autres fonctionnalités, telles que les logiciels de délibération pour les conseils municipaux, la gestion des documents, l’envoi de convocations électroniques et le vote en ligne. Ces solutions facilitent la gestion et le traitement des dossiers, tout en garantissant la sécurité contre les manipulations frauduleuses.

Pour les entreprises

Les entreprises utilisent également beaucoup l’archivage électronique pour conserver leurs documents administratifs, leurs factures, leurs bons de commande, ainsi que les données relatives aux salariés, aux fournisseurs et aux clients. Les objectifs de l’archivage électronique sont les mêmes, quel que soit l’acteur qui l’utilise :

  • La pérennité : garantir la conservation des documents sur le long terme ;
  • L’intégrité : permettre de vérifier si un document a été modifié et conserver l’historique des modifications ;
  • La confidentialité : gérer les autorisations d’accès et les droits des utilisateurs ;
  • La disponibilité : classer les documents selon un paramétrage spécifique et les rendre accessibles aux utilisateurs autorisés ;
  • La réversibilité : possibilité de récupérer les documents en cas de changement de système ou d’autres modifications.
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