GED : optimisez la gestion des documents en entreprise

Ces derniers temps, la GED est un sujet qui revient souvent dans les discussions des entreprises. Certaines l’ont déjà adoptée, tandis que d’autres se posent encore des questions. Si vous êtes encore hésitant, cet article vous aidera à prendre une décision éclairée.

Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion Electronique des Documents regroupe les techniques et les outils utilisés pour numériser les documents. Son objectif est de faciliter tous les processus liés à la création, à l’archivage et à l’utilisation de ces documents. Des logiciels sont utilisés pour cela. La numérisation de documents englobe plusieurs aspects :

• Numériser un document papier ;
• Créer un document numérique ;
• Archiver les documents ;
• Indexer les documents pour faciliter leur classement ;
• Sécuriser les documents ;
• Authentifier les documents pour des utilisations légales.

Il est important de bien comprendre ces différents aspects.

Comment mettre en place la GED ?

Vous savez maintenant ce qu’est la gestion électronique des documents. Voici les étapes à suivre pour la mettre en place :

Identification des besoins

Il existe plusieurs solutions de GED pour les entreprises. Il est donc essentiel de définir vos besoins afin de faire le bon choix :

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• Quels types de documents traitez-vous dans votre entreprise ?
• Quelle quantité de documents traitez-vous chaque jour, chaque mois, chaque année ?
• Comment classez-vous vos documents et de quel type d’indexation avez-vous besoin ?
• Comment gérez-vous les accès aux documents ?

Une fois vos besoins identifiés, il sera plus facile de choisir les outils et les processus à utiliser. Il est recommandé de vous faire accompagner par des professionnels, car l’audit peut être complexe.

Choix final de la solution

Une fois la première étape réalisée, il est temps de tester deux ou trois outils. Il est essentiel de faire des tests afin de choisir la meilleure solution. Lors de cette étape, vous choisirez non seulement le logiciel adéquat, mais vous affinerez également les paramètres qui conviennent le mieux à vos processus internes. Il existe différents types d’outils de GED, tels que la solution par service où chaque métier de l’entreprise utilise un type de logiciel, ou le GED multiservice qui s’adapte à toute l’entreprise.

Quels sont les bénéfices de la GED ?

L’utilisation d’un outil de gestion électronique de documents présente de nombreux avantages pour tous ses utilisateurs. Pour une entreprise, le premier avantage est de passer à la digitalisation avancée. Voici les principaux bénéfices :

• Accès plus sécurisé et plus structuré aux documents ;
• Réduction des dépenses liées aux papiers, aux encres et aux autres matériels ;
• Augmentation de la productivité en réduisant les temps de recherche dans les archives ;
• Sécurité accrue pour les documents sensibles ;
• Centralisation de tous les documents de l’entreprise, tout en les structurant en fonction des niveaux d’accès ;
• Élimination des problèmes de perte de documents ;
• Automatisation de l’archivage, du classement et de l’indexation des documents ;
• Possibilité de hiérarchiser l’accès aux documents, que ce soit en interne ou avec les partenaires et les clients externes ;
• Tracabilité de toutes les manipulations effectuées sur les documents, telles que l’impression ou la modification ;
• Possibilité d’utiliser les documents numériques comme des documents officiels avec une signature électronique.