Optimisez l’onboarding pour vos nouveaux salariés en quelques étapes

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Les avantages de la fidélisation des salariés

Il est crucial de fidéliser les employés dès le début de leur parcours au sein de l’entreprise afin de les empêcher de partir pendant leur période d’essai ou au cours de leur première année. L’onboarding est le processus qui permet de montrer la valeur de l’entreprise aux nouveaux employés. Son objectif est de créer rapidement un lien avec eux et de leur permettre de s’intégrer sereinement dans leur poste. Pour réussir l’onboarding, il est important de prendre en compte certains points.

Définition de l’onboarding : en quoi consiste-t-il ?

L’onboarding est le processus d’intégration des nouveaux employés dans l’entreprise. Il est essentiel de les accompagner et de les former dès leur arrivée. Ce processus peut prendre différentes formes, telles que des réunions de présentation, des afterworks ou des team buildings. Son objectif est de valoriser l’intégration des salariés en réalisant des actions qui les font se sentir les bienvenus dans la structure. Ils auront ainsi l’occasion de rencontrer les équipes et de se familiariser avec les outils nécessaires pour effectuer leur travail efficacement.

Pourquoi mettre en place un onboarding ?

La mise en place d’un processus d’onboarding est très bénéfique pour une entreprise. Une étude a montré qu’elle peut fidéliser ses salariés deux fois plus si elle met en place une procédure d’accueil à leur arrivée. En effet, 58 % des employés ayant bénéficié de l’onboarding sont encore présents dans l’entreprise 3 ans plus tard. En revanche, un onboarding raté entraîne des pertes considérables. En effet, l’entreprise peut consacrer de nombreuses heures au recrutement, mais le salarié est toujours susceptible de partir s’il n’est pas bien accueilli. Le coût d’un processus raté représente entre 100 % et 300 % du salaire de l’employé.

L’intégration des nouveaux salariés grâce à un bon processus

Un bon processus d’onboarding peut refléter les valeurs de l’entreprise. Pour garantir une intégration rapide et efficace, il est important de mettre en œuvre les bonnes pratiques liées à l’accueil des nouveaux salariés. Il est recommandé de familiariser ces derniers avec l’entreprise, ses produits, son histoire et ses collaborateurs. Il est également conseillé de préparer en amont l’accueil et un programme d’intégration complet avec les étapes clés de l’onboarding. Cela permettra au futur employé de s’adapter plus facilement à son nouvel environnement de travail.

Les étapes pour réussir l’onboarding

Voici les étapes clés d’un onboarding pour assurer une intégration efficace :

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Préparer l’arrivée du nouveau salarié avec l’équipe de management

Cette étape consiste à réfléchir aux actions à mettre en place pour accueillir le nouveau salarié et faciliter sa prise de fonction. Il s’agit premièrement de lui attribuer un espace adéquat (un bureau). Ensuite, il convient d’anticiper la mise en place de la partie logistique (ordinateur, ligne téléphonique, code d’accès et tout ce qui peut lui permettre d’être rapidement autonome). Par ailleurs, il est recommandé de mettre en place un pré-onboarding pour la partie administrative, telle que la création des accès aux plateformes d’e-learning ou la création de profils sur les logiciels de gestion. Enfin, il est important d’organiser le jour de son arrivée pour que les managers et les autres collaborateurs soient disponibles.

Gardez le contact avec l’embauché avant le jour J

Il est recommandé de garder le contact avec le salarié au moins une fois par mois par téléphone ou par e-mail entre la signature de la promesse d’embauche et le début de son contrat de travail. Cela permet de s’assurer qu’il a bien démissionné de son entreprise actuelle. Vous pouvez également lui demander ses besoins, notamment en termes d’équipements. En gardant le contact, vous lui donnerez davantage envie de rejoindre votre structure.

Le premier jour : l’étape décisive pour réussir l’onboarding

Le premier jour est une étape très importante, car c’est à ce moment que le nouveau salarié se fait une première impression sur l’entreprise. Il se sentira plus à l’aise si cette dernière prépare son accueil à l’avance. Voici une liste de conseils pour faciliter son intégration :

  • Prenez le temps de lui présenter l’ensemble de l’entreprise : les services, les prestations, les personnes avec lesquelles il échangera ;
  • Offrez-lui un cadre rassurant : recevez-le dans un environnement familier. Les personnes qui l’ont recruté doivent être présentes et l’accompagner jusqu’au service concerné ;
  • Transmettez-lui les documents et informations nécessaires pour répondre à ses interrogations ;
  • Indiquez-lui son espace de travail pour qu’il prenne ses marques et dépose ses affaires ;
  • Invitez-le à prendre un petit-déjeuner d’accueil pour le présenter à l’équipe dans un moment convivial.

Programmer des rendez-vous réguliers

Pour aider le salarié à démarrer au sein de l’entreprise, il est nécessaire de faire un point avec lui. La communication est la clé, notamment s’il intègre une équipe fonctionnelle depuis un certain temps. Mettez en place un suivi régulier pour observer ses points forts et les axes à améliorer.

Attribuer un mentor au nouveau salarié

Tout comme le manager, le mentor est un salarié volontaire qui guide le nouveau salarié dans la découverte de son environnement de travail. Pour ce faire, il lui transmet toutes les informations nécessaires relatives aux évènements importants au sein et en-dehors de la structure.

Les outils qui facilitent l’onboarding

Il existe des outils qui permettent de trouver rapidement une information, d’entrer en contact avec une personne de l’entreprise ou de planifier des réunions. Grâce à eux, le nouveau collaborateur pourra :

  • Accéder à ses informations personnelles administratives, telles que le contrat de travail ;
  • Poser des questions directement aux interlocuteurs concernés ;
  • Suivre des formations et l’actualité de l’entreprise.

Tous ces outils ont pour objectif de faciliter la vie du personnel au sein de la société. Ils améliorent également son intégration, car il aura accès à des informations essentielles avant d’intégrer la structure.

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Les avantages d’utiliser le processus d’onboarding

La mise en œuvre d’un processus d’onboarding présente de nombreux avantages, tels que :

La contribution à votre marque employeur

Le processus d’onboarding est la meilleure solution pour mettre en avant votre marque employeur. Les salariés ne privilégient pas toujours les valeurs à la rémunération. Ils s’intéressent également à la vision de la structure. Ainsi, vous pouvez promouvoir les atouts de votre entreprise tout en séduisant de nouveaux collaborateurs et leur donner l’envie de rester.

La fidélisation des salariés

Si vous mettez un nouveau salarié à l’aise, il se montrera plus engagé et investi dans sa prise de fonction. C’est dans cette mesure que le processus d’onboarding favorise la productivité et la fidélité sur le long terme.

Le renforcement des liens sociaux dans la société

Les relations professionnelles commencent dès le jour d’intégration. Le processus assure une future synergie productive et épanouissante entre les anciens et les futurs salariés. Veillez à ce que votre équipe vous épaule tout au long du processus.

Comment assurer un onboarding à distance ?

Pour s’assurer que les collaborateurs à distance sont directement opérationnels, voici quelques conseils :

Investissez dans la bonne technologie

Fournissez-leur les équipements de bureau nécessaires avant le premier jour de travail. Il est conseillé d’utiliser des logiciels de visioconférence tels que Zoom pour établir des relations constructives.

Encouragez une culture de soutien au sein de l’équipe

Invitez le collaborateur à participer à une réunion virtuelle avec l’équipe pour faciliter son intégration. Attribuez-lui un mentor qu’il peut rencontrer via FaceTime, par exemple, pour soutenir son développement personnel.

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Créez un plan de coaching

Le télétravail est un défi pour les personnes habituées à un espace de travail traditionnel. Il est donc primordial pour les responsables de veiller à ce que les nouvelles recrues puissent être opérationnelles dès le premier jour.

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