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Le concept d’organigramme dans les services
Un organigramme dans les services, également connu sous le nom d’organigramme des services, d’organigramme des processus ou de diagramme des processus, représente les étapes distinctes d’un processus dans un ordre séquentiel. Lorsque vous lancez un projet important qui nécessite la gestion de plusieurs équipes avec des délais différents, il devient difficile de gérer ces équipes sans un bon diagramme de processus. C’est pourquoi l’utilisation d’un diagramme de flux dans les services est nécessaire.
Exemple de cartographie de flux dans les services
Prenons l’exemple de la construction d’un bâtiment. Une fois que vous avez décidé de construire un bâtiment, les étapes suivantes entrent en jeu. Vous devez vérifier si l’emplacement est propice à la construction, penser aux matériaux nécessaires, identifier la personne responsable de les acheter et celle chargée de les fournir.
De plus, vous avez besoin de travailleurs et de machines lourdes pour vous aider dans la construction. Cependant, imaginez que vous prenez la décision de commencer la construction et qu’à un moment donné, vous vous rendez compte que vous n’avez plus de matériaux et que votre fournisseur est en rupture de stock. Qui est responsable du réapprovisionnement en matériel ? Il peut également arriver qu’un employé commence à travailler à un endroit qui était déjà attribué à un autre travailleur, ce qui entraîne une perte de temps et d’argent. C’est pourquoi le flowcharting dans les services est utilisé pour éviter cette confusion.
Le flowcharting
Le processus de flowcharting est un outil utile pour comprendre comment un processus est réalisé. Il peut être utilisé dans n’importe quelle phase d’une entreprise ou même dans la vie personnelle. Il est particulièrement utile dans les services et est régulièrement utilisé pour les représenter.
Prenons l’exemple précédent de la construction d’un bâtiment. Un organigramme doit inclure toutes les étapes et les personnes impliquées dans le processus, telles que la séquence des actions, les matériaux ou services entrants ou sortants du processus, les décisions à prendre, les personnes impliquées à chaque étape et les mesures du processus.
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Étant donné qu’il peut être adapté à un large éventail d’objectifs et de projets, le processus d’organigramme est considéré comme un outil générique. Les gens décident de l’utiliser car il permet d’avoir une vision d’ensemble du projet et de ses composants.
En impliquant de nombreuses personnes dans le projet, l’organigramme peut être utilisé pour communiquer comment le projet sera réalisé. De plus, il permet de documenter le projet en s’assurant que tous les permis et certificats nécessaires sont obtenus. Il favorise également une meilleure communication entre les personnes impliquées dans le même processus et évite les confusions concernant les responsabilités.
Organigramme
Le processus d’organigramme commence par définir le processus qui doit être analysé et en écrivant son titre en haut de la surface de travail.
Ensuite, il faut déterminer les limites du projet, c’est-à-dire quand il commence et quand il doit se terminer, ainsi que le niveau de détail à inclure. Pour être vraiment utile, un organigramme doit inclure des sections indépendantes pour le brainstorming des activités du projet. Une fois que les activités ont été décidées, elles doivent être placées dans un ordre séquentiel pour refléter les étapes du projet, et des flèches doivent être dessinées pour montrer le déroulement du processus. Enfin, l’organigramme doit être examiné avec les personnes impliquées dans le processus pour recueillir leurs avis.
Certaines entreprises décident d’externaliser ce processus à une entreprise spécialisée, mais il est préférable que les personnes qui réalisent réellement le processus soient également responsables de l’organigramme. Aujourd’hui, il existe des logiciels informatiques pour faciliter la création d’organigrammes de manière systématique et structurée.
Un autre exemple d’organigramme dans les services est celui de la construction d’un restaurant. Comment garantir que le client reçoive sa nourriture dans les 20 minutes suivant son entrée dans le restaurant ? Prenons l’exemple de McDonald’s. McDonald’s a un processus de service standardisé pour tous ses points de vente. Ils doivent servir un hamburger, des frites, un coca et répondre à toute autre demande du client en une minute ou deux.
Il est donc essentiel d’optimiser le processus de service en interne. Tous les restaurants ont des processus en place pour gérer les périodes de forte affluence et les périodes de faible affluence. Ainsi, dans le cas des services, l’organigramme est important pour assurer une bonne gestion.
