Recouvrement de facture impayée : étapes à suivre

Si votre entreprise a mis en place un système de facturation, il est probable que vous ayez déjà rencontré au moins une facture impayée. Cela peut être dû à diverses raisons telles que la perte de la facture par le client, son insatisfaction à l’égard du service rendu, un manque de fonds ou même un choix délibéré de ne pas payer. Étant donné que les factures impayées ont un impact sur votre trésorerie, il est essentiel de prendre des mesures pour récupérer l’argent qui vous est dû.

Envoyez plusieurs factures immédiatement

Dès que vous avez terminé un travail, il est recommandé d’envoyer la facture par courriel, par courrier postal et même en personne si possible. Cette approche consistant à envoyer plusieurs factures réduit les excuses liées à une éventuelle perte de documents et montre à votre client que vous êtes sérieux quant à votre paiement.

De plus, il est essentiel de ne pas oublier d’envoyer une facture. Il est plus probable que les clients paient une facture pour un service qu’ils ont récemment reçu, comme une présentation, des travaux de plomberie ou de restauration. Vous risqueriez d’être embarrassé si vous demandez à un client de payer une facture que vous n’avez jamais envoyée.

Communiquez avec le client

Engagez une discussion honnête avec le client pour comprendre pourquoi la facture n’a pas encore été réglée. Il se peut qu’il ne soit pas satisfait du travail effectué ou qu’il ait eu une urgence et ait tout simplement oublié de payer. Utilisez ces informations pour déterminer si vous devez proposer une solution pour résoudre le problème, réduire le montant de la facture finale ou prendre d’autres dispositions pour récupérer votre paiement tout en préservant la relation client.

Faites des suivis réguliers

Chaque facture doit comporter une date d’échéance et il est important de faire des suivis réguliers avec le client ainsi qu’avec les autres employés clés de l’entreprise si la facture reste impayée. Un rappel ferme mais amical par courriel ou par téléphone peut inciter le client à effectuer le paiement immédiatement. Toutefois, si le client ne paie toujours pas, il est essentiel de rester cohérent dans vos démarches et de maintenir le contact quotidiennement. Vous pouvez même envisager d’envoyer une facture mise à jour pour vous assurer que le client dispose du solde actuel.

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Gardez une attitude civile

Même si vous avez besoin de récupérer votre paiement, il est important de rester aimable, amical et professionnel. Il est essentiel de ne pas perdre son sang-froid ou de maudire le client lors de vos communications avec lui. Il ne faut pas non plus le blâmer sur les réseaux sociaux. Votre attitude civilisée mettra en valeur votre professionnalisme et augmentera les chances que le client réponde à vos appels plutôt que d’éviter vos tentatives de recouvrement.

Recherchez une résolution équitable

Même si le client ne peut pas payer intégralement, il est possible de trouver un compromis. Par exemple, vous pouvez proposer un plan de paiement ou un rabais sur le montant total de la facture afin de résoudre le problème de la manière la plus civile possible.

Suspendez les services

Refusez d’effectuer des travaux supplémentaires, comme le montage vidéo, la construction ou les conseils, tant que la facture n’est pas réglée. Cette position ferme peut inciter votre client à payer intégralement plutôt que de chercher quelqu’un d’autre pour terminer le projet.

Engagez une agence de recouvrement

Si nécessaire, vous pouvez faire appel à une agence de recouvrement spécialisée dans les factures impayées pour s’occuper de cette tâche en votre nom. Vous devrez alors leur verser un pourcentage de l’argent récupéré en échange de moins de tracas pour vous.

Consultez un avocat

Si toutes les autres démarches échouent, vous pouvez consulter un avocat qui examinera votre contrat, votre facture et tous les documents de recouvrement pour déterminer si vous avez un recours légal. Votre avocat vous conseillera ensuite sur les démarches à suivre.

Envoyez une lettre en recommandé

Il arrive parfois que le client règle la facture après avoir reçu une lettre en recommandé de votre avocat. Cette lettre peut contenir des menaces de poursuites judiciaires et inclure la proposition originale ainsi que le contrat, montrant ainsi précisément le montant dû.

Évaluez les coûts

Il est important de mesurer les efforts que vous déployez pour récupérer votre paiement afin de ne pas dépenser plus en frais de recouvrement ou en honoraires d’avocat que le montant de la facture impayée.

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Modifiez vos pratiques de facturation futures

Profitez de cette expérience pour revoir vos pratiques de facturation et apporter des changements pour réduire le risque de factures impayées à l’avenir. Par exemple, vous pouvez demander un acompte ou une partie des frais à l’avance avant de commencer un projet, diviser le solde en paiements échelonnés tout au long du projet et spécifier un calendrier de paiement incluant des frais de retard et des mesures légales en cas de non-paiement.

Résiliation du contrat

Il est recommandé d’inclure dans le contrat des détails spécifiques sur le travail à effectuer ainsi qu’un calendrier de paiement attendu. Il est également conseillé de rendre le contrat et le calendrier des livrables aussi précis que possible, afin que le client évite les surprises et ait moins de raisons de contester la facture.

En conclusion, il est important de prendre des mesures pour récupérer les factures impayées afin de préserver la santé financière de votre entreprise. En envoyant plusieurs factures, en communiquant avec le client, en faisant des suivis réguliers et en envisageant différentes solutions, il est possible de résoudre ces problèmes tout en maintenant une relation professionnelle avec vos clients.