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Garder votre boîte de réception sans encombrement
Il est souvent difficile de garder une boîte de réception sans encombrement pendant une journée de travail trépidante. Les e-mails importants peuvent rapidement être enterrés, perdus dans la masse de messages tels que les factures de clients, les pourriels agaçants ou les badinages du personnel. Pour éviter de manquer des mises à jour vitales, il est essentiel de garder votre boîte de réception bien rangée et organisée.
Créer des dossiers et des filtres automatiques
Une solution efficace pour éviter d’être submergé par les messages est de les séparer dans différents dossiers. Vous pouvez créer des catégories générales, telles que « Clients » ou « Vendeurs », puis des sous-catégories qui décrivent plus précisément le contenu des e-mails, comme « Service client » ou « Facturation ». De cette manière, vous pouvez trouver rapidement les e-mails recherchés sans avoir à parcourir toute votre boîte de réception. Une fois ce système mis en place, utilisez des filtres automatiques pour rediriger les messages vers les dossiers correspondants dès leur réception. Vous pouvez configurer ces filtres en fonction de l’adresse e-mail de l’expéditeur ou même du contenu de l’objet ou du message, ce qui facilite le classement des e-mails.
Supprimer les messages inutiles
Le spam est inévitable et il est important de le supprimer dès sa réception. En général, si un e-mail est resté dans votre boîte de réception pendant plus de 30 jours et qu’il n’est pas essentiel (comme une facture ou un contrat), vous pouvez le supprimer. Il est recommandé de faire un nettoyage de votre boîte de réception au moins une fois par mois en supprimant les messages inutiles.
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Répondre aux messages dès que vous les recevez
Nous connaissons tous cette situation : vous recevez un e-mail important, vous prenez le temps de réfléchir à la meilleure façon d’y répondre, puis vous êtes soudainement interrompu par une urgence. Lorsque vous revenez, l’e-mail est noyé sous cinq nouveaux messages. Ce cercle vicieux se répète tout au long de la journée, laissant votre boîte de réception remplie de messages prioritaires nécessitant une réponse urgente. Pour éviter cela, il est essentiel de répondre aux messages dès que vous les recevez. Bien qu’il soit préférable de prendre quelques minutes pour réfléchir et formuler une réponse articulée, il est plus important de fournir une réponse rapide.
