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Les fournitures de bureau sont essentielles au bon fonctionnement quotidien d’une entreprise. Elles sont utilisées par le personnel pour accomplir de nombreuses tâches. Bien que le budget alloué aux fournitures soit relativement faible par rapport aux autres dépenses de l’entreprise, il est recommandé d’en acheter en grande quantité et de constituer un stock. Cela permet d’éviter de devoir renouveler régulièrement les achats et de bénéficier de tarifs avantageux.
Il est donc important de choisir un grossiste spécialisé en fournitures de bureau afin de profiter de nombreux avantages. Le principal avantage est la réduction significative des coûts. En effet, les grossistes peuvent vendre des quantités importantes de produits à des prix unitaires nettement plus bas que les détaillants. De plus, les détaillants s’approvisionnent également chez les grossistes et doivent prendre en compte le prix d’achat pour calculer leur marge bénéficiaire.
En outre, les coûts de transport ont un impact considérable sur les dépenses liées aux approvisionnements. Lorsque les achats sont effectués en gros, les frais de transport ne sont supportés qu’une seule fois. En revanche, les achats réguliers chez les détaillants entraînent des frais de déplacement ou de transport répétés.
Un autre avantage de l’achat chez un grossiste est la qualité des produits. Ces fournisseurs se procurent leurs marchandises directement auprès des fabricants ou des représentants des grandes marques. Ils sont ainsi en mesure de proposer des fournitures de qualité aux entreprises.
Pour choisir le bon grossiste, il est important de définir au préalable les besoins de l’entreprise en matière de fournitures. Une liste des articles nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise doit être établie. Dans le cas des grandes entreprises, un service des achats peut être mis en place pour centraliser les demandes. Une fois les besoins définis, une prospection peut être effectuée pour analyser les différentes offres.
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Il est également conseillé de consulter les offres disponibles sur internet, qui peuvent présenter un intérêt financier et qualitatif plus important que les achats en magasin physique. Plusieurs critères doivent être pris en compte pour choisir le bon fournisseur, tels que la qualité des produits, les délais de livraison, les prix TTC, la qualité du service client et les modes de paiement.
Il est important d’être attentif aux possibilités de paiement échelonné et à la livraison gratuite pour une certaine quantité d’achats, car ces éléments influent sur le coût total des fournitures. Il est également recommandé d’analyser les éventuels frais cachés, notamment en cas d’importation, ainsi que les normes de certification pour certains types de fournitures.
Il peut être utile de consulter les avis d’anciens clients pour obtenir des informations fiables. Il est essentiel de prendre en compte l’impact de cet achat sur le cycle d’exploitation de l’entreprise.
Les fournitures de bureau sont généralement regroupées en trois catégories : le matériel de bureau, les fournitures bureautiques et les consommables informatiques, ainsi que le matériel de rangement et d’archivage.
Malgré la numérisation croissante des tâches en entreprise, le matériel d’écriture reste indispensable. Il existe différents types de stylos, de blocs-notes et d’agendas. Les carnets de notes sont également nécessaires pour prendre des notes lors des réunions. Les cahiers et les feuilles de différentes tailles et grammages sont indispensables pour l’impression.
Les crayons, les critériums et les gommes sont utiles pour les croquis et les dessins. Les surligneurs et les post-its permettent de mettre en évidence des passages importants dans les dossiers. Les fournitures telles que les pots de colle, les rubans adhésifs, les marqueurs, les encreurs pour tampon, les correcteurs et les ciseaux sont également nécessaires au quotidien.
Le papier reste une fourniture incontournable malgré les campagnes de dématérialisation. Il est utilisé pour les devis, les factures, les rapports et les comptes-rendus de réunion. Les plastifieuses sont utilisées pour protéger et conserver les documents, tandis que les destructeurs de papier permettent de détruire les documents confidentiels.
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En ce qui concerne l’informatique, des cartouches d’encre ou des toners sont nécessaires pour les photocopieurs et les imprimantes.
D’autres consommables sont également indispensables pour l’entretien et le bon fonctionnement des appareils, tels que les lubrifiants, les pièces de rechange, les câbles, les produits de nettoyage, etc.
La conservation des documents est une obligation légale pour les entreprises. Le classement et l’archivage des dossiers nécessitent l’utilisation de fournitures spécifiques. Les boîtes d’archives, les porte-documents, les protège-documents et les chronographes sont indispensables pour organiser les informations.
Les classeurs permettent de catégoriser les documents, tandis que les intercalaires permettent de les séparer dans un même classeur. Les parapheurs sont utilisés pour parapher et signer des documents. Les boîtes de rangement de cartes de visite en plastique rigide et transparent sont idéales pour ranger les cartes de visite. Les chemises à sangle ou à rabat, les trieurs de carte, les pochettes de rangement de feuilles, les étuis pour cartes de visite, etc., sont des fournitures indispensables pour un classement et un archivage efficaces.
Les fournitures de bureau et leur importance pour les entreprises
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Classement et archivage
