Guide étape par étape : Cartographie des processus en 100 caractères.

La cartographie des processus consiste à créer un diagramme de flux de travail dans le but de mieux comprendre le fonctionnement d’un processus et de ses processus parallèles. Elle permet aux employés, en particulier aux cadres supérieurs, d’avoir une vue d’ensemble de la manière dont les processus sont exécutés, de la manière dont ils peuvent être améliorés ou limités et du nombre d’étapes nécessaires pour mener le processus à son terme.

Cependant, il est important de noter que la cartographie des processus ne suffit pas à elle seule pour garantir une exécution standardisée et une gestion efficace des processus d’entreprise. Il est nécessaire de mettre en place des outils de gestion des flux de travail, des moteurs de flux de travail ou des logiciels de gestion des processus d’entreprise.

Les diagrammes de processus et leur utilité

Les diagrammes de processus sont réalisés afin d’établir les normes ou les procédures d’exécution de l’entreprise. Ils servent de guides ou de diagrammes pour les tâches procédurales, et permettent de suivre les étapes d’un flux de travail dans le bon ordre. Cependant, ils ne prennent pas en compte tous les paramètres révélateurs. C’est pourquoi ils sont généralement utilisés en complément d’outils de gestion des flux de travail, de moteurs de flux de travail ou de logiciels de gestion des processus d’entreprise.

Grâce à ces outils, il est possible de suivre le temps nécessaire à l’exécution d’un processus, de trouver les goulets d’étranglement, de faire respecter les normes d’exécution, d’automatiser le travail, etc.

Les différentes méthodologies de cartographie des processus

Il existe plusieurs méthodologies de cartographie des processus, chacune ayant ses avantages et ses spécificités :

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• La cartographie de la valeur de la vapeur (VSM) permet de visualiser toutes les interactions avec le client et la valeur fournie par chaque interaction.

• Le Business Process Model and Notation (BPMN) utilise des symboles pour créer une représentation graphique du processus.

• Le diagramme SIPOC (« fournisseur », « entrée », « processus », « sortie », « client ») permet de comprendre rapidement les phases d’un processus.

Il n’y a pas de méthode unique et universelle pour cartographier les processus. Il est recommandé de choisir la méthodologie en fonction du niveau de détail recherché.

Étapes pour cartographier les processus d’entreprise

Voici les étapes générales pour cartographier les processus d’entreprise :

1. Collecte d’informations

Il est important de comprendre comment les choses se passent dans le processus en identifiant ce que font les personnes, comment elles le font, combien de temps elles mettent à le faire et de quelles ressources elles ont besoin.

2. Établir les limites

Il faut identifier où et quand le processus commence et se termine, en définissant les intrants et les extrants.

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3. Identifier les fournisseurs et les clients

Il est essentiel de déterminer les personnes clés impliquées dans le processus, notamment les fournisseurs et les clients.

4. Liste et ordre des actions

Il faut énumérer les étapes intermédiaires du processus en utilisant un verbe d’action pour décrire chaque étape.

5. Règles de fonctionnement et transferts

Il est nécessaire d’avoir une connaissance approfondie du processus, de la stratégie commerciale et des règles qui facilitent les décisions, ainsi que des transferts de responsabilités entre les équipes.

6. Examiner et optimiser

Il est important de vérifier si le processus se déroule réellement comme prévu et d’apporter des améliorations si nécessaire. Un système de contrôle permet de suivre l’exécution du processus et de viser une amélioration continue.

L’importance d’aller au-delà de la cartographie des processus

La cartographie des processus est une première étape importante, mais elle ne suffit pas à garantir une exécution standardisée. Il est nécessaire de mettre en place des outils et des méthodes pour partager et collaborer avec les autres, extraire des données du processus et assurer une gestion efficace des processus d’entreprise.